Hur hanterar man den snabba utvecklingen inom IT och ökande krav från verksamheten som liten IT-avdelning? 

Jag har arbetat med IT-avdelningar med allt från 1 anställd upp till 100-tals och i detta inlägg tänkte jag dela med mig kring mina erfarenheter genom åren kring framgångsfaktorer för de lite mindre, ofta extra stressade IT-avdelningarna.

Jag har arbetat som konsult och kundansvarig inom IT-infrastruktur i drygt 25 år och naturligtvis har det skett enorma förändringar och teknikskiften som man inte kunde ana som påverkat vardagen för IT-avdelningen, men många av utmaningarna jag oftast ser är trots den snabba utvecklingen inte kring tekniken utan de stora utmaningarna finns oftare kring stress, resursbrist, missnöjda slutanvändare, personalomsättning osv.

En mindre IT-avdelning har oftast  andra förutsättningar och därmed även utmaningar jämfört med större IT-avdelningar.

Utmaningen

Under mina år som konsult och kundansvarig har jag sett historien upprepa sig många gånger, ett fiktivt typexempel skulle kunna vara ett företag enligt nedan.

• 6 anställda på IT-avdelningen inklusive IT-chef.
• Rullande schema på supporttelefonen
• Personalomsättning på 1-2 medarbetare per år
• Cirka 100 olika IT-system att underhålla
• Ingen standardiserad klient/applikationsmiljö

Vilka utmaningar är då de vanligaste för vår fiktiva IT-avdelning

• Ingen tycker om att ha supporttelefonen
• Ofta glapp och resursbrist när medarbetare slutar, är sjuka, utbrända osv
• Extremt svårt att rekrytera/ersättningsrekrytera
• Ineffektivt och dyrt att behöva lära upp nya medarbetare
• Enbart generalister och svårt att få tag i expertkunskap
• Alla vardagssysslor medför att det extremt viktiga arbetet med IT-säkerhet prioriteras ned
• Långa väntetider för slutanvändare som har problem vilket direkt innebär minskad lönsamhet för företaget

Lösningen

En lösning på dessa utmaningar som blir mer och mer populär är det som ofta kallas för Co-managed IT, vilket på svenska skulle bli något i stil med ”Samhanterad IT” vilket så klart inte är lika vedertaget så jag benämner det även fortsättningsvis Co-managed-IT.

Det som är unikt med Co-managed IT är just det viktiga, agila, täta och självklara samarbetet mellan kund och leverantör där man tillsammans bildar ett team.

En annan viktig del av Co-managed IT är flexibiliteten där kunden får exakt de behov som finns för tillfället uppfyllda. Extra resurs vid arbetstoppar och sjukdom eller expertkonsult vid ett större projekt osv. Leverantören som helhet agerar således till viss del som en utjämnande flexibel resurs.

Andra effekter man eftersträvar är att uppnå ett ömsesidigt förtroende och till viss del, åtminstone i de vardagliga uppgifterna, inte se det som vi och dom (kund och leverantör). Att samarbetsformen är långsiktig och av karaktären mer som ETT team ger många fördelar men de största är troligen

• Kraftigt ökad effektivitet på grund av snabbare processer genom ett beprövat och långsiktigt samarbete
• Minskad byråkrati och fördröjningar genom färre upphandlings/inköpsprocesser
• Inget behov av kompetensöverföring till nya leverantörer/konsulter
• Ökad effektivitet genom homogena team över tid

Om vi då för en stund tar oss tillbaka till vår fiktiva IT-avdelning, hur skulle ett samarbete baserat på Co-managed IT se ut?

• En av de självklara delarna jag oftast ser är så klart ServicDesk, att helt eller delvis delegera ärenden vidare vid lämpliga tillfällen blir en självklarhet för att jämna ut belastningen på personalen och minskar från dag ett stressen hos befintlig personal väldigt mycket.
• Ett annat vanligt exempel är klienthantering med patchning och applikationshantering.
• Ett annat mycket vanligt scenario är att vid sjukskrivningar/vakanser få en lämplig resurs på plats under motsvarande period.
• Ett mindre vanligt scenario är tack och lov akuta driftstörningar, men då är det så klart ännu viktigare att ha tillgång till snabb och relevant kompetens i form av garanterad inställelsetid.
• Sedan finns det så klart utvecklingsbehov inom IT och då behöver man ofta ha tillgång till erfarna experter som kan stötta under de olika projekten kring utveckling av IT-miljön.
• Något som blivit allt vanligare är så klart stöttning kring det kontinuerliga IT-säkerhetsarbetet, vilket passar extra bra då det är ett ständigt pågående, stundtals extra resurskrävande och naturligtvis väldigt viktigt arbete.
• Slutligen är det också ofta vanligt att stöttning kring övervakning och åtgärd av larm ingår i ett samarbete.

Nästa steg

Vi på Advitum har framgångsrikt arbetat med Co-managed IT under många år tillsammans med våra kunder och vill du diskutera eller veta mer är det bara att kontakta mig.

Tillbaka