Bloggat – fem framgångsfaktorer för den lilla IT-avdelningen 2022

En liten IT-avdelning har oftast  andra framgångsfaktorer och därmed även utmaningar jämfört med större IT-avdelningar. Är ni under 10 anställda på er IT-avdelning är min förhoppning att du kommer att hitta några användbara tips i denna blogg.

Jag har valt att fokusera på 5 områden där jag ofta ser att mindre IT-avdelningar har utmaningar som ofta påverkar organisationens möjlighet att använda modern IT optimalt.

 

IT-säkerhet

Många mindre företag tänker ofta att ”det händer inte oss, vi har inte så mycket värdefullt som någon vill komma åt” men faktum är att både statistiken och Advitums erfarenheter säger något helt annat när det gäller cyberattacker. Mindre företag är ofta förhållandevis enkla måltavlor och användarna får ofta ingen utbildning som förebygger cyberattacker, vilket är den sista barriären när attackerna har passerat de olika säkerhetssystemen.

Vår erfarenhet är att de företag som lyckas bäst har en medvetenhet och har gjort en IT-säkerhetsanalys följt av en prioriteringslista med åtgärder där åtminstone risker, konsekvenser och kostnader för åtgärden med ledningen för att lägga en plan över flera år för en strategisk höjning av nivån på IT-säkerheten.

 

Konkret tips: Genomför en IT-säkerhetsanalys, gärna med viss automatisering, som ligger till grund för en tidssatt plan kring åtgärder som förankras tillsammans med företagsledningen.

 

Distansarbete

Redan innan Covid-19 var möjlighet till distansarbete en viktig faktor men 2020 blev det en affärskritisk funktion som måste fungera effektivt och med hög tillgänglighet.

Att användarnas enheter inte i samma utsträckning är inloggade på företagets lokala nät medför både tekniska utmaningar såväl som utmaningar kring IT-säkerheten och support.

Erfarenhetsmässigt saknar många organisationer möjlighet att hantera enheterna på ett bra sätt när de befinner sig utanför det lokala nätet. Detta medför i sin tur att man som IT-avdelning dels har svårt att ge support men också att man har svårt att säkerställa att patchning, policies, säkerhetskomponenter osv är på rätt nivå.

Konkret tips:
Steg 1 – säkerställ effektiv och säker uppkoppling på distans.
Steg 2-  utred möjligheten att implementera ett verktyg som kan hantera samt ge support till  organisationens  olika enheter oavsett om de ansluts på distans eller via lokala nätet.

 

Kompetens

För 25 år sedan hade en kommun eller medelstort företag 5-10 applikationer, nu 2021 har samma organisation troligen det 20-dubbla antalet samtidigt som integrationer mellan olika system exploderat. Det är naturligtvis positivt och digitaliseringen av allt fler processer bidrar till ökad effektivitet och ökad lönsamhet.

En annan effekt av digitaliseringen är att det ställs större och större krav på IT-avdelningen där det oftast inte tillsätts resurser i samma takt som kraven från verksamheten ökar.

En av utmaningarna är kopplat till kompetens där det för en IT-avdelning med upp till 5 anställda naturligtvis är helt omöjligt att ha kompetens inom alla områden som krävs.

Ofta blir resultatet att man prioriterar bort de delar där kompetens saknas och i några fall tar man hjälp av tillfälligt stöd från konsulter. Utmaningen med att anlita konsulter ”ad-hoc” är att kompetensen ofta inte sprids till IT-avdelningen vilket innebär att konsulten behöver anlitas även nästa gång behovet uppstår.

Konkret tips: utred möjligheten att starta ett strategiskt samarbete med en leverantör av IT-tjänster där samarbete står i fokus, det vill säga att leverantören blir en naturlig del av er IT-avdelning där den egna personalen tillsammans med leverantörens personal bildar ett Team och där leverantören även utbildar den egna personalen. Modellen kallas för ”co-managed IT”.

 

Automatisering

Automatisering är tyvärr något som väldigt få mindre IT-avdelningar har haft möjlighet att prioritera. Tyvärr blir det ”moment-22” då just automatisering skulle kunna underlätta vardagen markant för många IT-avdelningar.

Många tänker på avancerade skript och helautomatiska processer osv och visst är det bra att automatisera dessa delar, men med moderna verktyg kan man utan avancerade kunskaper automatisera patchning, programdistribution, proaktiva åtgärder i miljön och mycket mera.

Ett annat område där det ofta finns tid att spara är kring support till slutanvändare genom att implementera och börja använda ett ärendehanteringssystem vilket ger en struktur och repeterbarhet kring användarnas incidenter.

Ytterligare ett område som egentligen inte är en fråga för IT-avdelningen är automatisering av olika processer i verksamheten vilket ut ett företagsperspektiv ofta är en väldigt lönsam aktivitet.

Konkret tips: Utred möjligheten att implementera ett enkelt och ändamålsenligt verktyg för automatisering av åtgärder i IT-miljön

 

Arbetsbelastning

Ingen IT-avdelning jag träffat säger att de har för lite att göra. Vår erfarenhet är att den stora utmaningen för de mindre IT-avdelningarna är att rekrytera och behålla sin IT-personal över tid.

Ofta blir det ryckigt där man ibland har en vakans och det är alltid någon som är nyanställd som behöver extra stöd av övriga på IT-avdelningen för att förstå den interna IT-miljön och bli produktiv. Naturligtvis påverkar sjukskrivning, föräldraledighet och liknande en mindre IT- avdelning också mer jämfört med en större. Följden av detta blir att viktiga IT-projekt skjuts framåt och viktiga åtgärder i IT-miljön prioriteras bort.

Detta är naturligtvis en väldigt svår utmaning och det finns ofta ingen enkel lösning. Konkurrensen kring IT-kompetens ökar ständigt och rörligheten är hög.

Konkret tips: utred möjligheten att starta ett samarbete med en leverantör av IT-tjänster där flexibiliteten kring resursförstärkning är hög och där ni kan öka och minska omfattningen med kort varsel.

 

Tillbaka